Як бізнесу підготуватися до перевірок контролюючими органами

Ми зібрали відповіді на найбільш поширені запитання щодо перевірок бізнесу, на що варто звернути увагу та як підготуватись до будь-якого виду перевірок, що проводяться контролюючими органами.
Будь-який бізнес стикається з перевірками контролюючих органів і до них, на жаль, рідко готовий.

Це завдає ще більшого стресу під час карантину, коли ситуація нестабільна.

Ми зібрали відповіді на найбільш поширені запитання щодо перевірок бізнесу, на що варто звернути увагу та як підготуватись до будь-якого виду перевірок, що проводяться контролюючими органами.
На що бізнесу звернути увагу?
У ДРС підготували рекомендації, на що потрібно звернути увагу бізнесу у зв'язку з проведенням планування заходів державного нагляду (контролю) на 2021 рік:

  1. Строки, відведені Законом про основні засади державного нагляду для планування заходів державного нагляду (контролю)
  2. Що є підставою для проведення планових перевірок, та яке призначення плану здійснення комплексних перевірок
  3. Як суб'єктам господарювання відмовитись від проведення заходів державного нагляду (контролю)
  4. Що робити, якщо суб'єкти господарювання не згодні з датою початку здійснення комплексних планових заходів державного нагляду (контролю)
  5. Як суб'єктам господарювання з'ясувати підстави включення їх до переліків суб'єктів господарювання, які підлягають плановим заходам державного нагляду (контролю) у 2021 році
  6. Як визначається періодичність здійснення заходів державного нагляду (контролю).

Як бізнесу підготуватись до перевірки

1
Дізнатись про перевірку заздалегідь
Планові перевірки доступні на Інспекційному порталі.

Потрібно також перевірити встановлений ступінь ризику та чи відповідає перевірка правилам періодичності та тривалості.

2
Розробити інструкцію на випадок перевірки
Провести особистий інструктаж з кожним співробітником щодо поводження під час перевірок.

Спілкування з перевіряючими веде виключно директор, адвокат та головний бухгалтер.
3
Провести аудит первинної документації
Відсутність підпису, неправильно вказані реквізити чи інші помилки — неналежним чином оформлені документи можуть дорого коштувати компанії.

Організуйте грамотне зберігання документації.
4
Заплануйте окреме робоче місце для перевіряючих
Це дозволить уникнути їх неформального спілкування із співробітниками підприємства, під час якого можуть бути ненавмисно виявлені деякі правопорушення, та зберегти звичний режим роботи працівників.

5
Укласти договір з юридичною компанією
Повідомити контактний номер адвоката працівникам, які матимуть змогу викликати адвоката у випадку перевірки.

6
Ведення спеціального журналу планових і позапланових виїзних перевірок
Перевіряючі повинні зробити в ньому відповідний запис. Відмова є вагомою підставою не пустити перевіряючих, які прийшли з інспекцією на підприємство.
7
Використовувати тільки ліцензійне програмне забезпечення
Якщо на комп'ютері компанії не встановлені ліцензійні програми, їх варто легалізувати, змінити чи видалити.

Заборонити працівникам встановлювати на комп'ютер будь-які програми чи завантажувати файли.
8
Перевіряти контрагентів перед укладенням договорів

Як поводитись під час перевірки

1
Перевірте дотримання процедури початку планової чи позапланової перевірки
2
Перевірте дотримання процедури проведення перевірки
3
Зверніть увагу на відповідність предмету перевірки в посвідченні уніфікованій формі акта контролюючого органу — сфера контролю, що зазначена у формі акту, повинна відповідати предмету перевірки.
4
Ви маєте право вести аудіо- чи відеозапис процесу перевірки для потенційного підтвердження неправомірності дій інспектора, попередньо повідомивши про ведення запису
5
Ви можете залучити третіх осіб до процесу перевірки, зокрема адвокатів. Це варто оформити офіційно, шляхом укладення довіреності, договору про надання юридичних послуг. 

6
Для оперативного реагування, підготуйте заздалегідь форми таких документів: Звернення про недопуск посадової особи контролюючого органу до здійснення перевірки, Письмову вимогу щодо припинення перевірки

Як поводитись після перевірки

1
Ознайомтесь з актом проведеної перевірки
В останній день перевірки два примірники акта підписуються інспекторами, які здійснювали перевірку, та вами як підприємцем або уповноваженою вами особою, якщо інше не передбачено законом.

Ви можете вказати на допущені інспектором порушення чи неправомірні дії в ході перевірки.

В останній день перевірки один примірник вручається вам чи уповноваженій вами особі, а інший зберігається в контролюючому органі.
2
Ознайомтесь із розпорядчим документом
Якщо ви погоджуєтесь із розпорядчим документом, його потрібно підписати. Проте, якщо ні, ви маєте право його оскаржити.
3
Виконуйте положення розпорядчого документа
Виконання розпорядчого документа у визначені строки є обов’язковим.
Якщо він включає санкції, то їх виконання передбачено у встановлені строки.
Для відновлення діяльності підприємства, зупиненої чи призуприпиненої на підставі рішення адміністративного суду, необхідно повідомити відповідний контролюючий орган про усунення всіх виявлених порушень. 
Ви також маєте право:
  1. Подати пропозиції щодо покращення законодавства
  2. Оскаржити процедуру проведення інспектором перевірки
  3. Не допускати посадових осіб контролюючих органів до здійснення перевірок у випадках, передбачених законом
  4. Вимагати припинення перевірки у випадках, передбачених законом
  5. Подати звернення про відмову від комплексної перевірки
  6. Подати звернення про перегляд ступеня ризику
  7. Подати звернення щодо продовження терміну виконання розпорядчого документа
Ми провели вебінар, призначений для тих, хто хоче забезпечити надійний захист своєму підприємству.

Переглянувши його, Ви зробите перший важливий крок до того, щоб дізнатись та мати змогу транслювати у команді правила поведінки під час перевірок та впевнено захищати й розвивати свій бізнес, навіть у переломні моменти, як сьогодні.

Не забудьте підписатися, щоб отримувати всі матеріали першими
Made on
Tilda