Державна регуляторна служба України вже встигла затвердити план комплексних перевірок бізнесу на 2026 рік. До нього увійшли 31 876 суб’єктів господарювання, а серед контролюючих органів – Пенсійний фонд, ДСНС, агентство «Плейсіті», Держпраці та багато інших.

Окрему увагу варто приділити саме Державній службі України з питань праці. Попри те, що воєнний стан триває й продовжує дію мораторію на планові перевірки, цей орган має право здійснювати інспекції в рамках комплексних заходів державного контролю – тобто коли перевірку проводять одразу декілька державних органів. Не варто забувати і про можливість проведення позапланових перевірок, на які мораторій не поширюється, а підстав для їх призначення більше ніж достатньо.

Разом з HR-директором Main Business Partner Сергієм Лихолатом проаналізуємо ключові ризики, з якими може зіткнутися бізнес у наступному році, з урахуванням практики застосування штрафних санкцій Держпраці у 2025 році.

Військовий облік на підприємстві

На перший погляд може здатися: яке відношення Держпраці має до військового обліку? ТЦК та СП перевіряє графіки звірянь, журнали, наявність відповідального за ведення обліку, списки персонального військового обліку. А Держпраці – це орган, який контролює дотримання бізнесом норм трудового законодавства.

Проте, ведення військового обліку тісно пов’язано з кадровою документацією. Ось чому з липня цього року розпочалися спільні перевірки комісій у складі Територіальних центрів комплектування, Держпраці та навіть ДПС. Діяльність цих комісій врегульовано постановою Кабміну №892 від 16 липня 2025 р., яка вносить зміни до Порядку організації та ведення військового обліку №1487. Постановою передбачено, що у складі комісій, які перевіряють військовий облік, можуть перебувати інспектори Державної служби з питань праці.

В той час як ТЦК здійснює власні заходи контролю, Держпраці перевіряє:

 дотримання прав мобілізованих працівників;

 наявність неоформлених працівників;

 своєчасність виплати заробітної плати та сплати ЄСВ;

 дотримання вимог охорони праці;

 наявність працівників, оформлених за цивільно-правовими договорами.

Залучення до роботи неоформлених працівників є «червоним прапором» для інспекторів з питань праці, адже штрафи за такі порушення можуть складати від 80 000 до 240 000 гривень. Погодьтесь, суми чималі і можуть відчутно вплинути на фінансовий стан компанії, особливо якщо це невеликий бізнес.

Для уникнення проблем доцільно уважно перевірити і впорядкувати всю кадрову документацію – трудові договори, посадові інструкції, табелі, накази тощо. Перевірте чи здійснено розрахунки з працівниками та чи сплачено ЄСВ, чи встановлено доплату для відповідального за військовий облік та чи є в наявності всі документи про його призначення. Забезпечити все це вам допоможе електронний документообіг.

Відпустки та лікарняні: недооцінена група ризиків

У загальному потоці звітів та перевірок різних контролюючих органів залишаються поза увагою на перший погляд незначні недоліки в кадровій документації, а саме:

– відсутність графіка відпусток;

– ненадання працівнику щорічної відпустки протягом більш ніж 24 місяців; 

-неправильне оформлення наказів та заяв;

– відсутність підтвердження ознайомлення працівників з графіком відпусток.

Надання відпусток регламентується Законом «Про відпустки». Зокрема, стаття 11 чітко вказує: щорічну відпустку треба надавати щонайменше раз на два роки. У мирний час за порушення цієї вимоги передбачений штраф за статтею 265 КЗпП – одна мінімальна зарплата (на сьогодні це 8000 грн). Але зараз, під час дії Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», такі штрафи не застосовують.

Проте відсутність санкцій – не привід робити неправильно. Краще зараз налагодити процеси, ніж потім виправляти помилки. Варто подумати про впровадження HRMсистеми: вона допоможе планувати відпустки, зберігати підписані заяви в одному місці та автоматично нагадувати про важливі строки. Це заощадить час і убереже від проблем у майбутньому.

Облік робочого часу: місце, де «завжди знаходять порушення»

Багато роботодавців не ведуть облік робочого часу або роблять це формально. А от інспектори Держпраці про це не забувають – штрафи можуть сягати 10 мінімальних заробітних плат. Причому на кожному підприємстві має бути конкретна людина, відповідальна за табель. Це може бути бухгалтер, хтось із HR-відділу або керівник підрозділу – головне, щоб цим реально займалися.

Вести табель повинні всі, хто має найманих працівників: і ТОВ, і ФОПи. Не важливо, скільки у вас людей – хоч один, хоч сто. Окрема історія – дистанційна робота. Просто домовитися на словах недостатньо: потрібен наказ, що підтверджує такий формат співпраці.

Поширені порушення:

– табелі складаються нерегулярно або «заднім числом»;

– дистанційна робота здійснюється без наказу;

– не фіксуються понаднормові години;

– відсутній журнал надурочних робіт.

Для уникнення ризиків та штрафів, бажано фіксувати робочий час у цифровій системі, яка зберігатиме історію змін, мінімізуючи людський фактор та помилки.

Охорона праці: формальність, що перетворюється на штраф

Ігнорування вимог охорони праці – дорого й небезпечно. Якщо через порушення постраждав працівник (стаття 271 КК України), роботодавцю загрожує штраф від 17 до 51 тисячі гривень або виправні роботи до двох років. А коли трапляється загибель людини чи інші тяжкі наслідки – можна отримати до 7 років в’язниці. Це вже зовсім не жарти.

Навіть якщо обійдеться без трагедій, Держпраці все одно може прийти з перевіркою. Штраф до 850 гривень майже гарантований, якщо у вас:

– відсутній вступний і повторний інструктаж;

– не проводилась перевірка знань з охорони праці;

– відсутні журнали та протоколи.

Для уникнення ризиків, варто оформити мінімальний пакет документів з охорони праці та інтегрувати інструктаж у onboarding-процеси.

Рекомендації для HR та юридичних відділів

Щоб уникнути неприємних сюрпризів під час перевірок Держпраці та підтримувати кадровий комплаєнс, HR і юристи мають діяти системно та проактивно. Нижче – кілька практичних кроків, які допоможуть підготуватися до інспекцій.

1. Кадровий аудит

Регулярна внутрішня перевірка – це шанс побачити слабкі місця ще до того, як їх помітить інспектор. Оптимально проводити аудит двічі на рік. Перегляньте військовий облік, табелі робочого часу, накази, відпустки, оформлення дистанційних працівників та документи з охорони праці. Такий аудит не лише допоможе знайти помилки, а й покаже тенденції: де найчастіше виникають проблеми та які процеси варто вдосконалити.

2. Уніфікація процедур

Коли кожен працівник діє «як звик», у кадровому обліку швидко з’являється хаос. Щоб цього уникнути, варто створити зрозумілі внутрішні політики та регламенти. Єдині правила допоможуть зменшити кількість помилок і зроблять роботу більш передбачуваною та прозорою.

3. Навчання менеджерів

Багато порушень виникає не через навмисні дії, а через банальне незнання. Керівники часто керуються лише здоровим глуздом або корпоративною культурою, що склалася на підприємстві. Регулярні тренінги з трудового законодавства допоможуть менеджерам діяти впевнено й правильно, а компанії – уникати штрафів.

4. Оцифрування HR-процесів

Паперовий документообіг вже вчорашній день. Документи губляться, не підписуються, ускладнюється контроль строків. Сучасні ж HR-системи дозволяють автоматизувати більшість процесів та створити цифровий архів. Держпраці особливо уважно перевіряють HR-процеси, які напряму пов’язані з дотриманням юридичних норм. Найбільші ризики – це військовий облік, правильне оформлення трудових відносин, порядок надання відпусток, табелювання робочого часу та охорона праці.

Компанії, які системно ведуть кадровий облік, підтримують актуальну документацію та налагоджують співпрацю між HR і юристами, значно зменшують ризик штрафів. Пам’ятайте: простіше попередити порушення, ніж потім виправляти наслідки.